メールを送るときのマナー

2007年01月04日作成


今回はメールを送るときのマナーについて書きたいと思います。

例えば相互リンクをするときなどに、相手のサイトの管理人さんにメールを送ると思いますが

悲しいかな、サイト上にアドレスを公開していると怒涛のようにスパムメールが来ます。

当然私がサイト管理に使っているアドレスにも一日に200通程度のスパムメールが来ます。

迷惑メール対策をしようかとも考えましたが、そうすると本当に必要なメールまで消してしまう場合があります。

そのため今ではまずメールアカウントにログインしたら、スパムメールを削除するところから始まります。

私だけではなく、結構な数のホームページ管理者がこのような状況だと思います。

また例えば有名な人となれば、スパムメールだけでなく、普通のメールもたくさん届きます。

そんな中できちんと読んでもらうには、マナーを守ったメールを送ることが大切です。

もしかするとあなたが相互リンクの依頼メールを送ったのに返ってこないのは

断られたからではなく、相手がメールをスパムメールと間違えて削除してしまったからかもしれません。

というわけで、相手にきちんと読んでもらうためのメールの書き方が大切です。


１、件名で何の用か分かるようにする

はい。これが一番大切です。スパムと間違えられる一番の原因はこれです。

例えば件名が「はじめまして」になっているとほとんど削除されます。

他にも「○○(あなたの名前)です」とか「教えてください」とかは削除される危険大です。

このような件名でスパムメールは来るので恐らく間違えられます。

なので件名には必ず何の用か分かるような言葉を入れましょう。

例えば「相互リンクのお願い、○○(相手のサイト名)管理人様へ」などです。


２、挨拶して名前、所属等を名乗る

メールの最初には必ず挨拶をいれ、自分の名前を名乗りましょう。
そして「○○というサイトを運営しています」など、そのメールの用事と関係あることで

自分がしていることを書きましょう。

仕事関係の用件でメールを出すなら「○○という会社に勤めています」などです。


３、用件を具体的に書く

これも大切です。せっかくメールに目を通してもらえても、用件がよく分からないと

どうやってメールを返せばいいのか分からず結局放置されます(/□≦､)

例えば相互リンクの依頼なら

相互リンクしてほしい相手のサイトのアドレス、自分のサイトのアドレス、サイト名、紹介文、リンクを貼ったアドレス

等は必ずよくわかるようにして書くべきです。

何か質問があるなら、何がどうして分からないのかを書かなければだめです。

例えばまずは極端な例でいきますが、「教えてください」と言われても何を教えればいいのか分かりません。

他にも例えば分かりやすい例でいくと

「ホームページの作成方法を教えてください」と言われても、何を教えていいのか分かりません。

サーバーの借り方なのか？HTMLの書き方なのか分かりません。

このようなメールではよっぽど暇な人でない限り無視されます。

なので例えば

「ホームページを作成しようとして、○○してみたところ○○になってしまい

なぜこうなったのか分かりません。私は○○したいのですがどうすればいいですか？」

のように用件を具体的に書くようにしましょう。

このホームページがホームページ作成をテーマにしているので、例はホームページ作成に関する質問にしましたが

他の用件でも同じです。とにかく具体的に分かるように書きましょう。

書き終わったら自分で読んでみて、相手に伝わるか考えます。

自分は分かっているから書いていないけど、相手は知らないことはないか？


最低限これくらいのことを守れば、即効で削除されることはなくなると思います。

後は相手を気づかう言葉を入れたりなどすれば、さらに良いのではないでしょうか。


ただここで言いたいのは必要以上に丁寧になれということではありません。

すごくフレンドリーなメールの書き方でもいいのですが、最低限の礼儀と

相手に用件がちゃんと伝わるかを考えてメールをするといいですよということです。


ここまで読んでくださりありがとうございました。

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